從檔案館的文化宣傳與公共性質(zhì)說開去。美國國家檔案館會定期開展文化活動，如三月以婦女節(jié)為契機推出的“女性歷史月”展覽；美國國家檔案館官方網(wǎng)站還設有“教育資源”、“退伍軍人記錄”等固定板塊方便特定人群進行利用，公眾對于“能夠便利利用檔案”這一點有很高的認同度。我國新檔案法中規(guī)定：“單位和個人持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案?！睂嵤┺k法中則補充說明了“合法證明”包括“介紹信或者工作證、身份證等”。整體而言，雖然強調(diào)了公民的合法利用權(quán)利，但留有很大彈性空間，這意味著仍然不能達到“公共”的性質(zhì)，更不能與博物館、圖書館一類文化機構(gòu)的開放性相提并論。檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。宿遷電子檔案
檔案存儲空氣污染污染物指空氣中直接或間接有害于人類的物質(zhì)，其中有些是危害檔案的。危害檔案的污染物有酸性有害氣體、氧化性有害氣體和固體雜質(zhì)──顆粒物。酸性有害氣體如二氧化硫、二氧化氮、硫化氫、氯氣等與庫房空氣中的水蒸氣和檔案中的水分結(jié)合產(chǎn)生酸，使紙張中的酸度逐浙增加,催化紙張纖維素水解,從而使紙張老化變質(zhì),失去強度,耐酸性差的字跡則會變色和退色。膠片中明膠分子是各種氨基酸的兩性化合物，在酸或堿的影響下會加速分解。酸堿物質(zhì)還會促使影像發(fā)黃、模糊、消退。氧化性有害氣體有氮氧化合物、氯氣、臭氧等，會使檔案制成材料中某些組分迅速氧化、使檔案強度下降，字跡、音像退變。顆粒物即煙塵和粉塵，通常統(tǒng)稱之為灰塵。它們的形態(tài)和組分極為復雜,有金屬、硫酸鹽、硝酸鹽、有機化合物和放射性物質(zhì)等，還會吸附一些有害氣體。這些顆粒物都能在一定程度上促使紙張纖維素和非纖維素的水解和氧化，造成字跡退變；也會污染文件,促使紙質(zhì)檔案粘連在一起,成為“檔案磚”。顆粒物還會造成膠片、膠帶檔案物理的、化學的損害，例如使磁層受到磨損，造成記錄信息跌落、噪音增大、失真。顆粒物也是微生物的傳播者和掩護所。揚州品質(zhì)檔案業(yè)務流程檔案編研對社會文化內(nèi)涵提煉和歷史文化的傳播與保護。
從發(fā)展的角度出發(fā)，檔案的社會價值就是對社會發(fā)展和人類生活的利用價值，是檔案能夠滿足社會需求的重要表現(xiàn)所在。檔案是歷史的記錄，是原始、真實的資料，檔案能夠發(fā)揮其作用，就充分體現(xiàn)出檔案的自身價值，也就是說檔案的作用就是檔案的價值。檔案的作用是多方面的，但主要的是可以概括為兩個基本方面，即檔案的憑證作用和檔案的參考作用。檔案是歷史的真憑實據(jù)檔案記載了社會發(fā)展的歷史過程，具有一定的法律效用，檔案記錄歷史具有客觀性，它保留了當時的歷史真跡，如原始的印信、手稿、音像等，它是機關單位中信息工作必不可缺的信息工具，是處理業(yè)務和履行職能的手段，因此就要利用檔案的信息來熟悉各項工作的內(nèi)容，規(guī)劃決策以及處理事務的前后條件。以方便工作的正常開展。
電子文件的歸檔方式1．電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，根據(jù)工作實際，現(xiàn)強調(diào)物理歸檔。2．各部門根據(jù)歸檔要求，在應歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應的標記；把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中；辦理完畢的電子文件應在規(guī)定期限內(nèi)進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類（信息類和環(huán)境類）組盤。填寫必要著錄項目，編制機讀記錄和要存放載體的編號。3．歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具，其基本著錄項目為：序號、題名、責任者、文號、每份文件機讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容，歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。檔案柜隔板層架與傳統(tǒng)式書架、貨架、檔案架相比，檔案柜存儲量大，檔案柜且更有系統(tǒng)性。
機關文件材料不歸檔范圍是：（一）上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。價值評判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價值的部分。揚州品質(zhì)檔案業(yè)務流程
檔案通過自己的記載，向后人揭示歷史的真相。宿遷電子檔案
電子文件的移交與保管1．電子文件在每年六月份前將上年度的應歸檔的電子文件向檔案部門歸檔，移交時做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準確、利用安全、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚、移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。2．校檔案室負責電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用。做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和的準確率。3．入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及進補救。4．隨著計算機技術和設備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案進行同步更新復制、復制或補救新版本，舊版或有問題的載體仍需保存三年。5．保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備，溫度控制在14℃—24℃，相對濕度控制在45℃—60℃。宿遷電子檔案
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