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面對5大差旅管理難題，行政都怎么做的？
隨著**平穩(wěn)，各企業(yè)的差旅活動開始恢復了正常。在新一輪的差旅管理過程中，有許多問題困擾著行政人：
特殊時期，怎么管控差旅風險，保障出行員工安全？
如何降低差旅成本？
怎么平衡員工體驗？
我們根據(jù)大家**關心的幾個問題，采訪了行業(yè)內(nèi)的大咖們。來聽聽他們給出的差旅管理實用小建議！
1
**下，差旅風險管控怎么做？
雖然國內(nèi)**已經(jīng)**平緩，但風險仍在；與此同時，國外還處在**的前期階段，危險程度更高。在這樣的環(huán)境下，如何保障出行員工安全成為大家**為關心的問題。
作為行政人員，我們要怎么做？大咖們給出了以下建議：
? 出差前：
①、設置**及非**兩套事先審批規(guī)則，根據(jù)情況隨時調(diào)整；
②、能遠程不出差，必要性出差應提前向行政部報備；
③、行**助員工事先了解出差地，目的地的**防控政策、交通、住宿和所需提供檢驗證明等；
④、若經(jīng)行地涉及疫區(qū)，需要將相關防疫政策通知到副總級以上高管（因相關條款中涉及四方責任，老板有知情和評估權）
⑤、如評估后不得不出行，行政應將防疫安全等告知員工，留下應急通知電話，并同步HR此出行（可能涉及隔離期等）。
? 出差中：
① 在出差過程中，行政人員督促員工登記整個出差過程的活動軌跡；
② 監(jiān)督員工匯報每日健康情況；
③ **期間為減低風險，不鼓勵出差員工合住。
? 出差后：
① 若員工出差途徑或去過疫區(qū)，返回后應盡量在家里遠程辦公7-14天，隔離觀察。
② 核對員工行程軌跡，檢查體溫等健康狀況。
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如何通過制度，來控制差旅成本？
成本控制一直是差旅管理的**問題，而合理的制度是控制成本的有效方式。
首先是管理制度
行政可以根據(jù)自己公司的實際情況，從差旅標準、購買時間、預算劃分等多個方面建立一套完整的差旅管理制度。
① 嚴格差旅等級管控，不同級別的人員給出不同的差旅預算；
② 根據(jù)不同出差地點，制定預算標準。尤其是酒店標準，高了浪費、太低則無法滿足需求，普通員工400-450元（按照熱門城市和非熱門城市來）是非常合適的；
③ 在預算上，差旅預算不要作為行政總預算，而是歸于各部門自己的預算中單獨考核。這樣可以按人頭限價，由部門內(nèi)自行調(diào)控；
④ 購票時間是影響差旅成本的重要因素，因此行政可以制定購票時間要求。如：緊急情況下應購買4小時內(nèi)低價的機票、非特殊情況則需要乘坐非上班期間的航班（9：30之前，18：30之后），同時需要預定2小時內(nèi)較低；
⑤ 企業(yè)不放開員工自行預定機票的通道，由專門的機票預定人員來對接預定服務，這樣可以嚴格按照公司各項預定要求來。
其次，是從審批制度上控制成本
① 設立審批流程，員工出差前需發(fā)起審批。
② 在審批預算環(huán)節(jié)設置超標駁回，其他所有導致費用額外增長的節(jié)點也都需事先審批，如行程、日期、人員變更等。
③ 所有因公差旅產(chǎn)生的費用，在實際出行后再進行報銷或結算。
3
怎么避免因員工退改簽導致的額外支出？
出差行程中，退改簽情況不可避免，但如果能降低發(fā)生比例，差旅成本就可以進一步得到控制。在這里，行政人可以：
①、通過數(shù)據(jù)與調(diào)研了解原因。
每月底整理統(tǒng)計數(shù)據(jù)，了解員工臨時改簽、取消行程的原因。是主觀原因還是被動因素（比如航班取消、延誤等）；
②、按照分析結果制定一定的策略方案。
如果是被動因素，則要提醒員工提前預判，關注天氣情況、航班準點率、提前確認出差行程、預約客戶時間等；
如果是主觀原因，一方面行政要制定一定的管理規(guī)則，另一方面可以通過激勵機制來降低改簽或取消率，比如評選季度差旅節(jié)約小標兵等。
4
企業(yè)怎么才能購買到更便宜的差旅機票？
購買更便宜的機票是每一個企業(yè)的差旅追求。行政人可以從以下角度入手：
① 選擇低價時間段購入，善用第三方平臺
a. 機票要提**-7天預定，且避開上午查機票。每天下午預定的人數(shù)相對較少，價格較便宜。
b. 使用差旅平臺，通過比選差旅平臺進行系統(tǒng)管控。比如預定時間低價損失控制，系統(tǒng)自動比選同一時段低價票等。
c. 如果你司差旅需求量大，可借助平臺直接與航司簽署優(yōu)惠價，可同時享受會員優(yōu)惠。但這個方法有一定的門檻，不適用于需求量小的情況。
② 通過活動強化意識，激勵員工
a. 在公司內(nèi)部不斷宣貫提前7天（這個根據(jù)己司情況來設置，有的公司是4天）預定機票的要求；
b. 在做數(shù)據(jù)分析時，把提前7天預定機票比例比較高的5個部門名稱列出來進行表揚，并給與一定福利獎勵；
c. 把沒有提前4天預定機票比例比較高的3個部門名稱進行公示。其中，一些特殊部門，比如長期無法提前預判出差的，不作為評估對象。
5
在平衡差旅成本和員工體驗感中，行政可以怎么做？
既要少花錢，還要讓員工有相對好的體驗，這需要格外「用心」。行政可以在流程等方面提升體驗，讓員工得到便利和關懷。
① 無須員工墊付，可以用集采方式供應商墊資或企業(yè)結賬（包括機票，酒店，打車等）；
② 精簡報銷審批流程，減少員工報銷時間；
② 差旅優(yōu)惠輻射員工親屬，增強員工歸屬感；
④ 提升差旅溫度：員工入駐公司協(xié)議酒店后，在入住房間內(nèi)放置特色物件或問候信，讓員工感受到企業(yè)的關懷；
⑤ 增設員工差旅反饋通道，收集意見建議，盡量滿足員工；
⑥ 非**時期，鼓勵同性別員工合住，不發(fā)生住宿費時，員工可拿補貼。
***的差旅管控，不僅要對成本比例進行高效控制，同時也要提升員工滿意度。
對于行政來說，對工作流程的提升、平臺供應商的甄選管理、數(shù)據(jù)化分析也在管理中變得越來越重要。
如何平衡成本和員工體驗，優(yōu)化差旅管理，或許會成為一個永恒的話題，需要行政人不斷探索改進！
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天泰商旅
深圳市天泰網(wǎng)絡技術有限公司致力于航空出行領域的企業(yè)差旅管理服務、政企機票采購和電子客票零售業(yè)務，年銷售額過130億元，擁有全國超1000家企業(yè)差旅管理實施的豐富經(jīng)驗。
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