湖南檔案數(shù)字化加工流程

什么是檔案數(shù)字化？檔案數(shù)字化就是把紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據庫中，以實現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。 檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)。建設數(shù)字化的檔案管理應注重對檔案管理系統(tǒng)的選擇，一款好的檔案管理系統(tǒng)，往往對檔案管理工作者完成各項檔案管理工作起到事半功倍的效果，它不僅可以提高經濟效益，而且還可以大幅提高辦公效率。掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設備進行數(shù)字化。湖南檔案數(shù)字化加工流程

檔案數(shù)字化的數(shù)據掛接是檔案掃描后形成的格式文件在檔案管理系統(tǒng)中與其元數(shù)據聯(lián)系起來的過程。數(shù)據掛接要符合格式文件存放路徑規(guī)則和文件命名規(guī)則，包括案卷級和文件級。檔案裝訂要求是指檔案完成掃描后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。在恢復裝訂時，要保持檔案的排列順序不變，不得漏頁、錯頁，不得壓字，裝訂牢固、不掉頁，做到安全、準確、無遺漏。檔案裝訂，應遵循“兩對齊”要求，即裝訂線一側邊緣對齊，檔案內頁下邊緣對齊。北京城建檔案數(shù)字化服務公司原則上應將確定為數(shù)字化對象的紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。

在檔案數(shù)字化加工過程是完成紙質檔案數(shù)字轉化的過程，提升檔案查詢效率，實現(xiàn)檔案信息共享，主要步驟有檔案整理、著錄、掃描、圖像處理、數(shù)據掛接等檔案工作人員拿到檔案后，首先要對檔案進行分類整理，包括對檔案進行統(tǒng)一編號，核對檔案頁碼，粘貼頁撕開，頁號編寫有誤的重新編號，對可拆訂的做拆訂處理，以便掃描時的批次處理。如果發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質量的文件，應進行相應處理；如果文件存在破損，應先進行技術修復并做好標注；對于文件破損嚴重不能修復掃描的應做好區(qū)分標注。

志書在線編纂系統(tǒng)實現(xiàn)志書在線編纂管理一體化的目標，提高志書編纂效率，規(guī)范志書編纂流程，檔案數(shù)字化，系統(tǒng)支持對志書主編、副主編、責任編輯、編輯、撰稿員等不同角色，同時在線編纂、修改、批注、任務分配、自動合攏、稿件審核、一校、二校、三校等功能與各項應用，滿足用戶對志書的編輯管理、任務管理、目標管理、過程管理、內部評審等功能。適用于地方志機構、企事業(yè)單位、金融銀行機構等等。志書在線編纂系統(tǒng)具有功能配置便利、系統(tǒng)配置靈活、操作簡便、通用性強、易維護、界面友好、安全性高等特點。應科學建立紙質檔案數(shù)字圖像的存儲路徑，確保數(shù)據掛接的準確性。

樣板檔案室實現(xiàn)數(shù)據共享，設備聯(lián)動。經過實體檔案數(shù)字化，對電子檔案數(shù)據、庫房位置數(shù)據、環(huán)境數(shù)據、安全數(shù)據等多個平臺數(shù)據的整合，形成檔案大數(shù)據庫，進而對大數(shù)據進行定向分析，可以對管理決策提供較為直觀的依據。樣板檔案室依托全天候的監(jiān)控與智能抓拍技術，結合對檔案借閱、出入庫登記信息的分析，建立檔案庫房安全一體化管理手段，保證正確的人只能在正確的時間出現(xiàn)在正確的環(huán)境下。采用短信報警、APP報警、微信報警、聲光報警等模式，對非法行為進行提醒，同時執(zhí)行既定的防非法指令，以對實體檔案進行各個維度的保護。為比較大限度保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，宜全部采用彩色模式進行掃描。北京文書檔案數(shù)字化服務公司

紙質檔案數(shù)字化過程中，應設置距離數(shù)字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放紙質檔案。湖南檔案數(shù)字化加工流程

新影捷具有專業(yè)的檔案業(yè)務咨詢團隊，專業(yè)的檔案行業(yè)經驗和信息化建設系統(tǒng)集成經驗，為各行業(yè)及高校提供檔案業(yè)務咨詢與服務。覆蓋檔案資源建設階段、檔案數(shù)字化階段、檔案規(guī)范管理階段、檔案保存階段、檔案服務利用階段等檔案生命周期全過程管理配套軟件建設；軟件功能符合國家檔案局提出的關于檔案信息化系統(tǒng)建設功能要求相關規(guī)定和標準，結合客戶實際使用需要，以標準功能與定制開發(fā)相結合；相關配套軟件均支持常規(guī)數(shù)字檔案數(shù)據格式互聯(lián)互通，支持與第三方應用系統(tǒng)如OA、教務系統(tǒng)等無縫對接，實現(xiàn)數(shù)據跨平臺利用；產品采用新技術架構，在功能、性能、安全等方面均超出行業(yè)規(guī)定標準，符合未來5年至10年的行業(yè)發(fā)展需要。湖南檔案數(shù)字化加工流程

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